La gestion des licences logicielles : fin du casse-tête !
Par Solyne Charente, Community Manager
Près de 50% des logiciels installés dans les entreprises sont inutilisés par les collaborateurs, selon l’étude de Nexthink « Soft-WASTE : combien les départements informatiques gaspillent-ils en licences logicielles ? »1. Le rapport publié en février 2023, met en lumière une autre constatation : de nombreux employés ont recours à plusieurs applications pour des fonctions similaires, accentuant ainsi l’impact financier de cette multiplicité logicielle. La gestion efficace de ces licences logicielles devient donc un nouvel enjeu pour les dirigeants d’entreprise et les DSI. Dans cet article, nous explorerons les tenants et aboutissants de la gestion des licences logicielles, ses avantages et les bonnes pratiques qui peuvent transformer la manière dont votre entreprise utilise ses ressources numériques.
1. Qu'est-ce que la gestion des licences logicielles ?
Avant d’aller plus loin, il est essentiel de comprendre ce qu’est une licence logicielle et pourquoi sa gestion peut réduire vos coûts. La gestion des licences logicielles va bien au-delà de la simple acquisition de droits d’utilisation, elle englobe les processus de suivi des licences des logiciels utilisés, la conformité et l’optimisation de ces ressources essentielles au fonctionnement de votre entreprise. Il est donc important d’intégrer toutes les licences approuvées dans cette gestion, qu’il s’agisse d’achats, de logiciels dans le Cloud, de logiciels libres, gratuits, ou inutilisés. Chaque logiciel a une licence, détaillant ses conditions d’utilisation. Le respect de ces licences est crucial, impliquant le suivi précis de leur utilisation, la gestion des coûts associés, et l’évaluation constante de leur pertinence. Pour garantir une efficacité optimale et éviter des dépenses inutiles, votre entreprise doit optimiser la gestion de ses licences logicielles.
2. Les bénéfices d'une gestion des licences logicielles
Dans la gestion des ressources informatiques, les licences logicielles émergent comme des éléments stratégiques. Cependant, certaines entreprises ont une mauvaise gestion de leurs licences logicielles qui peut découler de divers facteurs. Souvent, un manque de politique claire et de processus définis contribue à cette problématique. L’absence d’un inventaire exhaustif des logiciels, combinée à une communication inadéquate des politiques de gestion, peut conduire à une utilisation inappropriée des licences. De plus, les acquisitions de logiciels fragmentées et non coordonnées ainsi que l’ignorance des évolutions technologiques peuvent accentuer les risques de non-conformité. Enfin, le manque de sensibilisation des employés à l’importance de respecter les termes de licence peut aggraver cette situation. Malheureusement, une mauvaise gestion des licences logicielles résulte souvent d’une combinaison de facteurs organisationnels, processuels et de communication.
Quelles sont les conséquences d’une mauvaise gestion des licences logicielles ?
Prenons un exemple concret de mauvaise gestion des licences logicielles au sein d’une entreprise fictive. Dans l’entreprise F, les employés utilisent un nombre de licences dépassant largement le nombre effectivement acheté par cette entreprise. Les conséquences de cette mauvaise gestion sont aussi désastreuses que coûteuses. En effet, sur le plan juridique, une telle négligence expose potentiellement l’entreprise F à des poursuites pour violation de droits d’auteur. Les éditeurs de logiciels ont le pouvoir d’auditer les entreprises pour garantir la conformité de l’utilisation de leurs produits. En cas de non-respect des termes de licence, des litiges juridiques peuvent rapidement s’ensuivre, entraînant des coûts légaux et des dommages financiers considérables. De même, sur le plan financier, la surutilisation de licences non acquises peut entraîner des dépenses non budgétisées significatives. De ce fait, l’entreprise F est susceptible de payer des frais rétroactifs pour les licences manquantes. Ces coûts imprévus peuvent sérieusement compromettre sa stabilité financière, affectant sa rentabilité et sa réputation.
Vous l’aurez compris, avec une gestion optimale de ses licences logicielles, l’entreprise F aurait pu éviter ces conséquences néfastes. Opter pour une approche réfléchie en matière de licences logicielles permettra à votre entreprise de bénéficier d’avantages stratégiques tels que :
Réduction des coûts liés à votre système informatique
Une gestion efficace des licences logicielles constitue un levier puissant pour la réduction des coûts associés à votre système informatique. En évitant l’acquisition de licences inutilisées, votre entreprise peut réaliser des économies significatives. L’identification précise des besoins en licences, basée sur un recensement des utilisations réelles des logiciels, permet d’optimiser les dépenses liées au système informatique. Cette approche proactive contribue à maximiser la rentabilité de chaque investissement, libérant des ressources financières pour d’autres initiatives stratégiques.
Être en conformité logicielle
La gestion des licences logicielles va au-delà des économies réalisées, elle garantit également une conformité totale avec les accords de licence. Cette conformité est un bouclier protecteur contre les amendes potentielles découlant d’audits de conformité. En respectant scrupuleusement les termes des licences, votre entreprise se prémunit contre les risques juridiques et financiers qui pourraient découler d’une utilisation non autorisée ou non conforme des logiciels. Ce type de gestion écarte les menaces liées à la non-conformité et préserve la réputation de votre entreprise.
Réduction des risques de sécurité
En surveillant de près les licences et en s’assurant que seuls les logiciels autorisés sont utilisés, votre entreprise minimise les risques de sécurité liés aux logiciels non approuvés (ou shadow IT) ou obsolètes. En effet, les logiciels non mis à jour peuvent présenter des failles de sécurité exploitées par des cybercriminels. La gestion des licences logicielles contribue ainsi à renforcer la sécurité de votre entreprise, préservant vos données sensibles et garantissant la continuité de vos activités.
3. Bonnes pratiques en matière de gestion de licences logicielles
De la définition d’une politique clairvoyante à la mise en œuvre d’un inventaire exhaustif, voici les principales étapes pour optimiser la gestion de vos licences logicielles tout en assurant la conformité et la sécurité de votre infrastructure informatique :
- Définir une politique de gestion des licences logicielles : intégrez une politique de gestion des licences logicielles dans la charte informatique de l’entreprise, et communiquez clairement cette politique à tous vos collaborateurs. La communication est la clé pour garantir une application efficace des processus.
- Réaliser un inventaire des logiciels : effectuez un inventaire exhaustif des logiciels, identifiez ceux qui doivent être conservés, supprimés, ou qui sont inutilisés. Cette étape permet de maximiser l’efficacité des licences existantes et réduire les risques liés à la cybersécurité.
- Vérifier les conformités logicielles : En prévision d’éventuels audits, assurez-vous que votre entreprise respecte toutes les règles et réglementations en matière de licences logicielles pour éviter des sanctions financières.
- Établir un processus d’achat logiciel : Établissez des règles claires sur qui peut effectuer des achats logiciels, comment ces achats sont réalisés et quelles sont les procédures d’acquisition. Une approche structurée prévient les erreurs coûteuses.
Retrouvez notre fiche qui vous partage 4 bonnes pratiques :
Aneol, votre agence de transition numérique
La gestion des licences logicielles est un aspect de la stratégie informatique souvent omis mais capital pour les entreprises, quelle que soit leur taille. Les bénéfices d’une gestion efficace vont au-delà de l’économie financière pour englober la conformité, la productivité et la réputation de l’entreprise. Pour garantir une gestion des licences logicielles sans faille, faîtes appel à nos experts du numérique. Ils peuvent vous accompagner dans l’optimisation de vos ressources numériques, vous permettant ainsi de concentrer vos efforts sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise.
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